Η χρήση χωρίς χαρτί είναι μια ζωτική φάση στον ψηφιακό μετασχηματισμό. Οι εταιρείες επωφελούνται από τη μείωση της εξάρτησης από το χαρτί και τη χρήση ψηφιακών μέσων για την ανταλλαγή πληροφοριών, τη δημιουργία σημειώσεων, τη δημιουργία τιμολογίων και πολλά άλλα. Μια βασική τεχνολογία που βοηθά όλους στην ψηφιοποίηση εγγράφων είναι η OCR ή η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων.
Η τεχνολογία OCR καθιστά δυνατή τη μετατροπή περιεχομένου από εικόνες σε κείμενο, κάνοντας τη διαδικασία ψηφιοποίησης ευκολότερη και ταχύτερη. Ο συνδυασμός OCR και τεχνητής νοημοσύνης αυτοματοποιεί πλέον την εργασία χωρίς χαρτί και αυτοματοποιεί τη διαδικασία ψηφιοποίησης.
Τι είναι η τεχνολογία OCR και πώς λειτουργεί;
Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων μετατρέπει την εικόνα κειμένου σε αναγνώσιμη και επεξεργάσιμη μορφή κειμένου. Χρησιμοποιώντας έναν αναγνώστη OCR, μπορούμε να σαρώσουμε ένα έγγραφο, το οποίο μπορεί να είναι απόδειξη, τιμολόγιο, αναφορά κ.λπ., σε μορφή εικόνας. Υπάρχουν περιορισμοί με την τεχνολογία OCR, όπως ότι δεν μπορεί να μετατρέψει το κείμενο σε επεξεργάσιμη μορφή. Τα περιεχόμενα της εικόνας θα μετατραπούν σε δεδομένα απλού κειμένου.
Η διαδικασία μετατροπής OCR ξεκινά με τη λήψη εικόνας, όπου ο σαρωτής λαμβάνει μια εικόνα και τη μετατρέπει σε δυαδικά δεδομένα. Ο σαρωτής θα ταξινομήσει τις φωτεινές περιοχές ως φόντο της εικόνας και τις σκοτεινές περιοχές ως κείμενο.
Στη συνέχεια, θα καθαρίσει την εικόνα και θα αφαιρέσει τυχόν σφάλματα για να βελτιώσει την ανάγνωση. Οι τεχνικές καθαρισμού που χρησιμοποιούνται περιλαμβάνουν:
- Ξεφλούδισμα
- Καθαρισμός
- Αφαίρεση κουτιών
- Αναγνώριση σεναρίου
Στη συνέχεια, με έναν από τους δύο εφαρμοστέους αλγόριθμους, Αντιστοίχιση μοτίβουκαι το Feature Matching, η εικόνα θα αποκτήσει το προτελευταίο σχήμα και περιεχόμενό της. Η αντιστοίχιση μοτίβων περιλαμβάνει την αντιστοίχιση κάθε χαρακτήρα (που ονομάζεται γλύφος) με τους γλυφούς αποθήκευσης για την αναγέννηση της εικόνας στην ψηφιακή της έκδοση.
Ο ρόλος του OCR στην Ψηφιοποίηση Εγγράφων
Οι νέες τεχνολογίες και συστήματα συνέχισαν να αναδύονται καθώς προχωράμε στον ψηφιακό μετασχηματισμό. Απαιτούνται αρκετές τεχνολογίες για τη μετάβαση από μια εποχή που όλα τυπώνονταν σε χαρτί σε μια εποχή όπου οι λειτουργίες χωρίς χαρτί θα γίνουν κανονικές.
Το OCR είναι μία από τις τεχνολογίες που μπορούν να εξαλείψουν την κουραστική διαδικασία της χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων και ψηφιοποίησης. Εδώ είναι πώς βοηθούν τα OCR επιταχύνετε τη διαδικασία ψηφιοποίησης εγγράφων:
- Ένας ενσωματωμένος ορθογραφικός έλεγχος θα επισημάνει όλα τα λάθη και τις αμφιβολίες στην εικόνα πριν τη μετατρέψει σε αναγνώσιμη μορφή. Διαφορετικά προγράμματα έχουν διαφορετικά συστήματα ορθογραφικού ελέγχου και βάσεις δεδομένων. επιλέξτε αυτό που μπορεί να διευκολύνει τη γρήγορη διόρθωση σφαλμάτων.
- Το πρόγραμμα OCR που σαρώνει το έντυπο έγγραφο θα εκτελέσει μια ολοκληρωμένη ανάλυση.
- Μπορεί επίσης να ελέγξει ορθογραφικά κάθε πρόταση χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες του MS Word. Θα προσθέσει ταυτόχρονα νέους και σύνθετους επιστημονικούς όρους στο λεξικό του για περαιτέρω συνάφεια.
Προχωρώντας, ένα πρόγραμμα OCR έχει ένα ενσωματωμένο σύστημα για τη βελτιστοποίηση των δεδομένων και των πληροφοριών πολυμέσων. Μπορεί να βελτιώσει την ποιότητα βελτιστοποιώντας τα μέσα με μεγαλύτερη ευκρίνεια και ορατότητα.
Γενικά, σε ένα πρόγραμμα OCR, οι ασπρόμαυρες εικόνες γραμμής βρίσκονται σε λειτουργία καλλιτεχνικής λειτουργίας και αποθηκεύονται σε μορφή GIF και PNG. Ωστόσο, οι ασπρόμαυρες φωτογραφίες αποθηκεύονται σε μορφή GIF ή JPEG και οι έγχρωμες φωτογραφίες αποθηκεύονται σε μορφή JPEG. Οι εταιρείες πρέπει να δημιουργήσουν την υποδομή OCR για να επωφεληθούν από τα οφέλη αυτής της τεχνολογίας.
Πλεονεκτήματα του OCR για την ψηφιοποίηση εγγράφων
Η διαδικασία OCR επιτρέπει στις επιχειρήσεις να ψηφιοποιούν όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τις λειτουργίες και τις υπηρεσίες τους. Με τα ψηφιοποιημένα έγγραφα, οι εταιρείες μπορούν να επωφεληθούν από υψηλότερη ασφάλεια, προσβασιμότητα και ακρίβεια.
Εξοικονομεί χώρο
1 MB μονάδας δίσκου μπορεί να αποθηκεύσει 500 σελίδες τυπωμένου κειμένου. Όπου οι επιχειρήσεις έχουν σωρούς χαρτιού, φανταστείτε τον χώρο που μπορούν να εξοικονομήσουν ψηφιοποιώντας με OCR.
Υψηλότερη ασφάλεια
Τα έγγραφα που βασίζονται σε χαρτί μπορούν να έχουν πρόσβαση σε οποιονδήποτε, αλλά τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης. Επιπλέον, μπορούμε να ελέγξουμε τα αρχεία καταγραφής για να γνωρίζουμε ποιος είχε πρόσβαση σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
Ευκολία Πρόσβασης
Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε οποιονδήποτε από οπουδήποτε στον κόσμο. Όσοι έχουν πρόσβαση μπορούν επίσης να αναζητήσουν τα απαιτούμενα έγγραφα, καθώς τα ψηφιοποιημένα έγγραφα αποθηκεύονται σε έναν κεντρικό διακομιστή.
Εξοικονόμηση κόστους
Το κόστος αποθήκευσης, χειρισμού και διατήρησης φυσικών εγγράφων είναι υψηλότερο από την ψηφιοποίησή τους. Οι ψηφιοποιημένες εκδόσεις εγγράφων δεν θα ξεθωριάσουν ούτε θα σαπίσουν. Ωστόσο, τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να παραβιαστούν ή να είναι επιρρεπή σε κλοπή στον κυβερνοχώρο, αλλά για αυτό, έχουμε λάβει κατάλληλα μέτρα ασφαλείας.
Συγχώνευση OCR, Deep Learning και AI στην Ψηφιοποίηση Εγγράφων
Όταν ενσωματωθεί με συστήματα βαθιάς μάθησης, η διαδικασία OCR θα αποκτήσει περαιτέρω δυναμική. Οι μηχανισμοί βαθιάς μάθησης μπορούν να βοηθήσουν στην εξαγωγή δομημένων και μη δομημένων δεδομένων από εικόνες με υψηλότερη απόδοση και ακρίβεια.
Επιπλέον, μπορεί να αυτοματοποιήσει τη διαδικασία ψηφιοποίησης, μειώνοντας τις πιθανότητες σφάλματος που συνεπάγεται η ψηφιοποίηση κάθε εγγράφου από ανθρώπους. Υπάρχουν εργαλεία και υπηρεσίες μηχανικής εκμάθησης που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να αυτοματοποιήσουμε την εξαγωγή κειμένου σε υψηλές ταχύτητες και πολλαπλές διατάξεις.
Μέσα σε αυτά τα προγράμματα OCR υπάρχουν πλέον εργαλεία αναγνώρισης εικόνων, τα οποία επιταχύνουν τη διαδικασία αναγνώρισης και σχολιασμού των εικόνων.
Όλη αυτή η εργασία ολοκληρώνεται μέσω μιας ενιαίας λύσης, ενσωματωμένης στη λύση OCR ή ως ενσωματωμένο χαρακτηριστικό.
Συμπέρασμα
Αναγνώριση οπτικών χαρακτήρων (OCR) κάνει νέα βήματα στον κλάδο, διευκολύνοντας την εύκολη μετάβαση από τη φυσική στην ψηφιακή τεκμηρίωση. Με μια μεγάλη ποικιλία εργαλείων διαθέσιμα, επιλέξτε αυτά που διαθέτουν όλες τις δυνατότητες και τις λειτουργίες που χρειάζεστε για εύκολη ψηφιοποίηση εγγράφων.
Με Το OCR του Shaip, ενεργοποιημένο με τις υπηρεσίες Machine Learning, θα λάβετε δεδομένα υψηλής ποιότητας από έξυπνα εργαλεία και υπηρεσίες. Μετατρέπουμε δεδομένα κειμένου σε μορφή αναγνώσιμη από μηχανή και εξάγουμε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για μια ομαλή διαδικασία ψηφιακού μετασχηματισμού.
